インターネットを使う上で、メールは欠かせないものになります。
そして、メールの書き方で、ビジネスチャンスを得られたり、売上が上がることもあります。
ここでは、悪いメールと良いメールの例をご紹介しながら、メールを書く上で大切なことをお伝えするので、ぜひ確認してみてください。
まず、悪いメールの例、、、
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「ホームページの作り方を教えてください。」 |
これらのメールが、「悪いメール」の例になりますが、これらのメールがなぜ悪いのか、という理由をお伝えしていきますね。
１．挨拶がない
まず、「はじめまして」や「こんにちは」、「お世話になっています」というような、挨拶がありません。 面識がない、知らない人に対してメールを送る場合は、現実の世界と全く一緒で、挨拶はとても大切です。 だから、挨拶は必ず入れるようにしましょう。
２．誰か分からない
名前が書かれていないと、誰からメールが来たのかが分かりません。 名前を名乗らないということは、現実の世界でも失礼ですよね。 だから、名前を必ず名乗るようにしましょう。
３．何を答えてよいか分からない
たとえば、「ホームページの作り方を教えてください」と言われたとしても、何を教えたらよいのか分かりません。
「画像が表示されません。なぜですか」と聞かれても、実際に見てみないと分かりませんよね。
ホームページを作る上で、画像が表示されない原因は３つくらいしかないのですが、やはり実際に見てみないと分かりません。
このような一言メールではなく、「何をしたらどのような結果になったのか」など、自分の行ったことや結果などを、明確に書くことが大切です。
４．そもそも、答える理由がない
お金をいただいていてサービスを提供している場合は、答える義務があります。
でも、見ず知らずの人で、礼儀も無いような人に対して、自分の時間を使って答える理由はありません。
時間は人生の中で、最も価値の高いものの１つなので、相手に時間を使っていただくためには、本当に「最敬礼」でメールを書く必要があります。
このような一言メールは、相手に対して本当に失礼な行為になります。
メールは、このような書き方は、絶対にしないようにしてくださいね。
インターネットも、現実の世界も一緒
インターネットも現実の世界も、全く一緒なのにも関わらず、メールだとできなくなってしまう場合があります。
でも、現実の世界もインターネットの世界も、見ず知らずの人に対して、最初に言葉を交わすときには、挨拶や名前を名乗ることは、当然ですよね。
ちなみに、一言質問のメールを送る理由としては、文章を書くことが面倒くさかったり、頭を使いたくなかったりなどの理由があると思います。
特に、自分よりも知識がある人に対してメールを送る場合、「相手は分かってくれるだろう」と思い、適当な感じでメールを書いてしまう場合が多いです。
でも、そもそも、見ず知らずの人にメールを送るのですから、丁寧な文章でメールを書くことが必要です。
これはインターネットの世界も、現実の世界も全く一緒ですよね。
たとえば、道を歩いている見ず知らずのデザイナーらしき人に、いきなり、「ホームページの作り方を教えてください」と言ったら、「なんだこの人？」と思われてしまいますよね。
同じように、道を歩いているビジネスマンらしき人に、いきなり、「何から始めたらよいか分かりません。アドバイスください」と聞いたとしても、きっと教えてくれないことのほうが多いと思います。
このような行為は、現実の世界ではやらないのに、インターネットの世界だとやってしまう場合があります。
相手が人間である以上、現実の世界もインターネットの世界も一緒ですよ。
相手に失礼がないように、丁寧な文面で、メールを送ることが本当に大切ということです。
良いメールの書き方
それでは次に、良いメールの書き方をご紹介します。 良いメールとは、たとえば、次のようなことがしっかりと行われているメールのことです。
１．挨拶をすること
「こんにちは」、「おはようございます」、「お世話になります」というように、挨拶をしっかりとするということです。
２．名前を名乗ること
「私は○○です」というように名前を名乗らないと、相手は誰からメールが来たのか分かりません。
名前をちゃんと名乗ることは、礼儀として、必ず行うようにしましょう。
３．「なぜメールをしたのか」という理由を伝えること
たとえば、「あなたのサイトを見ました」というような理由が書いてあると、メールを受け取った人は、あなたがなぜメールを送って来たのかが分かります。
このような理由が書かれていると、相手はメールを返しやすくなります。
４．改行を使って本文を書くこと
横に長い文章をずらずらと書いてしまうと、読みづらくなってしまいます。
だから、相手が読みやすいように、改行を使って、文章を書くことも大切です。
５．お願いする内容、聞きたい内容を明確に書くこと
ただ「アドバイスをください」と書いてあるだけだと、何を答えていいのかが分かりません。
だから、相手が答えやすいように、「何を聞きたいのか」、「どのようなことが分からないのか」ということを、明確に書くことが必要です。
６．最敬礼でお願いすること
見ず知らずの人に対してメールを送る場合、丁寧な文面でメールを送る必要があります。
メールというのは、相手に時間を取らせてしまうので、丁寧で分かりやすい言葉で書くようにしましょう。
では、このようなことを含めて、以前、下記のようなメールをいただいたことがあります。
良いメールの例になると思うので、ここで紹介させていただきます。
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はじめまして、私は○○と申します。 |
これは実際にいただいたメールなのですが、、、実際にはもっと長かったです。
たとえば、自己紹介で、「私は過去にこういうことをやっていました！」とか「このようなこともお手伝いできますよ！」なども書かれていました。（ここでは、ちょっと削らせていただきました）
このメールは、挨拶もできているし、名前もちゃんと名乗っていますよね。
また、「なぜメールをしたのか」という理由も書いてありますし、改行も使って、分かりやすく文面で書かれています。
実際に、「なぜメールをしてきたのか」という理由が書かれていると、メールを受け取った方の人間としては、答えやすくなるのですよね。
私が以前に、実際にいただいたメールになりますが、とても良い書き方だと思いました。
文章を書くことは、誰がやっても大変な作業
メールというのは、「文章」で内容を相手に伝えるものです。
しかし、「文章を書くこと」は、頭も使うし、時間もかかるし、誰がやっても大変な作業です。
でも、大変で辛いのはよく分かりますが、それでも頭を使って、相手が分かりやすい文章で、メールを書く義務があります。
ちなみに、なぜ、相手が分かりやすい文面で、メールを書く義務があるかというと、メールは、「相手に時間を使わせるから」です。
時間とは、人生の中で、最も価値が高いものの１つです。
その時間を相手に使っていただくのですから、最敬礼で、できるだけ相手に時間をかけさせず、分かりやすい文面で、メールを送ることが必要になります。
文章を書くことは、頭を使いますし、本当に大変な作業です。
でも、「文章を書くのが面倒くさいから」、「頭を使いたくないから」と思い、適当な感じで文章を書いて送ってしまうと、逆に、相手が大変になってしまいます。
文章を書く作業は、私も苦手だし、頭を使うので大変な作業ですが、インターネットの仕事をする以上、仕方がないことです。
インターネットは、文章で内容を相手に伝えるものなので、頭を使って文章を作れなければ、そもそもこの仕事ができないですからね。
ちなみに、私がビジネス関係のメールを送るとき、メールを書くのに２日くらいかけることも、実際にあります。
何度も読み返して、本当に相手が分かるのかどうかを確認し、さらに時間を空けて、また確認するからです。
このように、何度も確認して、「これで大丈夫！」と思ったら、メールを送ります。
それだけ、感情が相手に伝わらないメールは、神経を使って書く必要があるということです。
そして、何度も読み返しながら文章を書いていけば、自分で誤字脱字にも気づけますよね。
私たちは人間なので、タイプミスをすることはあります。
でも、文章を読み返せば、ほとんどの誤字脱字に気づけるはずです。
メール１通で、なぜここまで細かくご説明するかというと、メール１通でビジネスチャンスを得られたり、自分の悩んでいることや分からないことが解決したりすることが、実際にあるからです。
インターネットの仕事をする以上、メールは本当に大切で、このメール１つで売り上げが大きく変わってきます。
このようなメールの書き方は、将来、必ず役に立つので、ぜひ覚えておいてくださいね。
まとめ
メールの書き方は、とても大切で、メールで売り上げが大きく変わってきますし、ビジネスチャンスを得られる可能性も出てきます。
なお、悪いメールの例としては、「一言質問」のようなメールです。
たとえば、挨拶がなかったり、名前を名乗っていなかったり、何を答えたら良いか分からない内容のメールです。
このようなメールは、返信することが難しいですし、そもそも返信する理由もないので、「一言質問」のようなメールは送らないように注意しましょう。
インターネットも、現実の世界も、全く一緒なのですよね。
パソコンを相手にしているわけでも、コンピュータを相手にしているわけでもなく、相手は人間です。
だから、相手が人間である以上、名前を名乗ることや挨拶をすることなどの礼儀は、インターネットの世界でも、現実の世界でも、一緒になりますよ。
なお、良いメールの書き方としては、挨拶をすることや名前を名乗ることなどは、もちろんとして、「なぜメールをしたのか」という理由を書くと良いです。
たとえば、「サイトを見ました」や「興味を持ちました」というように、メールを送った理由が書かれていると、相手は返信しやすくなりますよ。
そして、改行を使って、本文を読みやすく書くことも大切です。
あとは、最敬礼で、お願いしたい内容や聞きたい内容を、明確に書くようにしましょう。
文書を書くことは、頭を使うし、時間もかかるし、とても大変な作業です。
でも、インターネットを使う上で、メールは必要不可欠なものになりますし、文章で内容を相手に伝えることが、私たちの仕事内容になります。
だから、文章を書くことを避けずに、頭を使って、丁寧な文章で、分かりやすい内容でメールを送るようにしましょう。
そのために、何度も読み返して、時間を空けてまた確認をして、内容に問題がなければ送るということも、必要な作業になりますよ。
ぜひ、これらのことを確認して、メールを送るようにしてくださいね。
